Veteriner Klinikleri İçin POS Entegrasyonu: Mevzuat + Pratik Rehber

Kliniklerde tahsilat süreçleri; kasa, POS, iade/iptal, e-belge ve muhasebe ile birlikte yürür. Parçalı çözümler hem zaman kaybettirir hem de hata riskini yükseltir. POS entegrasyonu sayesinde, muayene/işlem → tahsilat → e-fatura/e-SMM → raporlama zinciri tek akışta ilerler. Bu rehber; mevzuat başlıklarını bilgilendirme amaçlı özetler, teknik gereksinimleri ve en iyi uygulamaları adım adım açıklar.

POS Entegrasyonu Nedir?

Muayene veya işlem tutarının yazılım üzerinden doğrudan POS’a iletilmesi, ödeme sonucunun anında doğrulanıp fatura/fişe bağlanması ve ilgili kayıtların raporlara yansımasıdır. Böylece manuel rakam girme hatası biter, tahsilat kapanışı hızlanır.

Neden Kritik?

• Hız ve doğruluk: Tek tıkla tahsilat, otomatik kapanış
• Mevzuat uyumu: Doğru belge türü, saklama ve denetim izleri
• Finansal görünürlük: Gün sonu, iade/iptal ve komisyon raporları
• Müşteri deneyimi: Temassız/çipli/online ödeme seçenekleri

Mevzuat ve Uyum (Özet)

Bu bölüm bilgilendirme amaçlıdır; detaylı yorum için mali müşavirinizle çalışın.

• e-Belge entegrasyonu: Fatura/e-arşiv/e-SMM süreçleri ödeme akışıyla uyumlu olmalıdır.
• Belge–ödeme eşleşmesi: Tahsilat yöntemi ve belge tipi tutarlı olmalı (ör. POS → e-fatura/e-arşiv).
• İade/iptal kayıtları: Ters kayıtlar, muhasebe ve stok düzeltmeleriyle uyumlu olmalıdır.

POS Entegrasyonunun Mimarisi

1. Sepet oluşturma: Muayene/işlem ve ürünler yazılımda toplanır.
2. Ödeme isteği: Tutar ve taksit bilgisi POS cihazına/sanal POS’a iletilir.
3. Onay: Başarılı/başarısız yanıt yazılıma geri döner.
4. Belge üretimi: Onay sonrası e-fatura/e-arşiv/e-SMM oluşturulur.
5. Stok ve rapor: Stok düşümü, kasa ve komisyon raporları güncellenir.

Sık Görülen Senaryolar

İade/İptal

• POS ters işlem → ilgili belge iptal/iade süreci
• Stok ve gelir düzeltmeleri otomatik yansıtılmalıdır

Çoklu Ödeme Türü

• Nakit + POS + havale kombinasyonlarında belge ve kapanış
• Ön ödeme/kapora akışlarının takibi

Online Ödeme

• Randevu onayı sırasında sanal POS linki
• Ödeme başarıyla sonuçlanınca randevuya ve faturaya otomatik bağlama

POS + e-Fatura/e-Arşiv/e-SMM İlişkisi

• Ödeme onayı → belge üretimi → müşteriye iletim (e-posta/WhatsApp)
• Belge numarası ve POS işlem referansı karşılıklı saklanmalı
• Fiyat değişikliği/iskonto otomatik yansıtılmalı; kampanya kuralları kayıt altına alınmalı

Teknik Gereksinimler

• Güvenli API/SDK bağlantısı: POS sağlayıcısı ile TLS üzerinden iletişim
• Cihaz yönetimi: Terminal kimliği, versiyon ve kullanıcı eşlemesi
• Kesinti senaryoları: Z raporu, offline fiş, yeniden gönderim kuyrukları
• Loglama: İşlem, kullanıcı, cihaz ve ağ logları

Güvenlik ve KVKK

• Rol tabanlı erişim: Kim neyi görebilir/işleyebilir?
• Şifreli saklama/iletişim: Özellikle ödeme ve kişisel veriler için
• Yedekleme + felaket kurtarma: Günlük artımlı, haftalık tam yedek
• Denetim izi: Tüm tahsilat/iptal/iade adımlarında izlenebilirlik

Kurulum Adımları (Adım Adım)

1. POS sağlayıcısı ve bankayla anlaşma → terminal/sanal POS bilgileri
2. Test ortamında ödeme → iade → kısmi iade senaryoları
3. Belge tiplerinin (e-fatura/e-arşiv/e-SMM) eşleştirilmesi
4. Kasiyer/hekim/doğrulama yetkilerinin tanımlanması
5. Gün sonu, komisyon ve muhasebe aktarım raporlarının doğrulanması
6. Canlı geçiş ve ilk hafta günlük kontrol listesi

Kontrol Listesi (Günlük/Haftalık)

• Başarısız POS işlemleri için uyarı ve yeniden deneme kuyruğu
• Belge–ödeme referanslarının eşleşme oranı
• İade/iptal kayıtlarının stok ve muhasebeye yansıması
• Kasa kapanışı, komisyon raporu ve banka mutabakatı

SSS — Sık Sorulan Sorular

Fiziksel POS mu, sanal POS mu?

Hasta sahibinin kliniğe geldiği işlemlerde fiziksel, online randevu/kapora gibi akışlarda sanal POS uygundur. Çoğu klinik hibrit çalışır.

Komisyonlar nasıl yönetilir?

POS tipi ve taksit sayısına göre komisyon raporu alın; kampanya/iskonto kurallarıyla birlikte kârlılık panelinde izleyin.

Elektrik/İnternet kesilirse?

Offline senaryosu için fiş saklama, yeniden gönderim ve gün sonu mutabakat akışlarını planlayın.

Sonuç ve Davet

POS entegrasyonu tahsilatı hızlandırır, hatayı azaltır ve e-belge süreçlerini tek akışa bağlar. Fugevet’in tahsilat ve fatura entegrasyonlarını incelemek için özellikler sayfamıza göz atın; kurulum danışmanlığı için iletişime geçin.